Bảo mật vật lý cho dân Tech: cất ổ backup và ví lạnh ở đâu?

Mã hoá kỹ nhưng ổ backup vẫn để trên bàn: khoảng hở ít ai nghĩ tới

Đội ngũ bên mình gặp khá nhiều người làm công nghệ đặt mật khẩu dài, bật xác thực hai lớp và mã hoá toàn bộ ổ đĩa. Thế nhưng khi hỏi ổ cứng backup đang nằm đâu, câu trả lời thường là ngăn kéo cạnh màn hình. Chỗ đó chính là khoảng hở mà nhiều người bỏ qua.

Bảo mật số có chặt đến mấy, một người đi lấy cả thiết bị vẫn dễ dàng hơn nhiều so với phá mã. Vì vậy, bảo mật vật lý cần được tính đến cùng lúc với bảo mật phần mềm. Nếu chỉ lo phần mềm mà bỏ qua phần cứng, bạn đang bảo vệ một cánh cửa thật kỹ nhưng để ngỏ cửa sổ.

Chúng tôi từng gặp tình huống này khá rõ. Một khách hàng làm freelance lưu toàn bộ mã nguồn và tài liệu dự án trên một ổ HDD ngoài. Ổ ấy nằm trong túi xách, theo anh đi cà phê và đi làm mỗi ngày. Một lần anh quên khoá xe, chiếc túi bị lấy mất. Nhiều năm dữ liệu chỉ còn đúng một bản, và bản đó cũng nằm trong chiếc túi ấy.

Rủi ro vật lý thường đến từ ba hướng: mất trộm, hỏng do môi trường và thất lạc khi di chuyển. Không cái nào cần hacker giỏi. Chỉ một chiếc túi bị bỏ quên là đủ để mọi thứ đổ vỡ.

Những món nào đáng được cất kỹ

Nói đơn giản, đây là những thứ mà nếu rơi vào tay người khác, họ có thể lấy tiền, dữ liệu hoặc quyền truy cập mà không cần phá mật khẩu. Thông thường gồm:

• Ổ cứng backup, cả HDD lẫn SSD ngoài, vì chúng chứa bản sao dữ liệu quan trọng nhất.
• Ví lạnh dùng để giữ tài sản tiền mã hoá, thứ mà một khi lộ là khó đòi lại.
• Khoá xác thực phần cứng kiểu YubiKey, dùng làm lớp xác thực thứ hai cho tài khoản quan trọng.
• Thẻ SIM dự phòng dùng cho xác thực qua số điện thoại.
• Giấy ghi seed phrase hoặc mã khôi phục.

Trong số đó, tờ giấy ghi seed phrase là thứ dễ bị coi nhẹ nhất. Nó nhỏ, nhét đâu cũng được, nhưng lại là chìa khoá vạn năng. Ai cầm được tờ giấy ấy có thể khôi phục toàn bộ ví trên thiết bị khác, và khi đó mật khẩu hay xác thực hai lớp đều không còn tác dụng.

Quy tắc 3-2-1 và vì sao cần bản sao ngoại tuyến

Quy tắc 3-2-1 nghe đơn giản: giữ ba bản sao dữ liệu, trên hai loại phương tiện khác nhau, và một bản đặt ở nơi tách biệt. Lý do rất thực tế. Chỉ có một bản thì hỏng hoặc mất là mất hết. Có hai bản nhưng cùng nằm trên một ổ, cháy nhà là cháy cả hai.

Bản ngoại tuyến (offline) là bản không kết nối mạng hay đám mây. Nó không bị mã độc mã hoá lây sang, cũng không phụ thuộc vào tài khoản dịch vụ nào. Đặt bản này ở một địa điểm khác với nơi làm việc hoặc nhà là cách giảm rủi ro gọn nhất bạn có thể làm ngay hôm nay.

Có một bước hay bị bỏ qua là kiểm tra khôi phục. Bản sao chưa từng thử thì coi như chưa chắc chắn có. Hãy thỉnh thoảng lấy thử một tệp ra xem còn mở được không, vì có trường hợp bản sao tồn tại nhưng đã hỏng từ lâu mà không ai hay.

Mối nguy không đến từ trộm: nhiệt, ẩm và va đập

Không phải lúc nào thiết bị cũng hỏng vì bị lấy mất. Môi trường cũng âm thầm làm hại chúng. Ổ HDD có đĩa quay bên trong nên rất sợ va đập khi đang hoạt động. SSD thì có một điểm riêng: để lâu không cấp điện, dữ liệu có thể dần mất đi, nên bạn cần cấp điện định kỳ để chắc chắn tệp còn nguyên vẹn.

Độ ẩm cao làm ăn mòn chân kết nối, còn nhiệt độ cao khiến linh kiện lão hoá nhanh hơn. Nên dùng túi chống ẩm kèm gói hút ẩm và hộp chống sốc có lót mút. Tránh đặt gần nguồn nhiệt như cửa sổ nắng gắt hay phía sau tivi.

Nơi cất tại nhà: hộc bàn, tủ khoá hay két

Khi chọn chỗ cất, nhiều người phân vân giữa vài lựa chọn quen thuộc. Hộc bàn có khoá thì tiện, nhưng dễ cạy bằng tua vít và gần như không chống được cháy hay ẩm. Tủ khoá cơ đủ ngăn người lướt qua, phù hợp với thiết bị nhỏ đặt trong phòng riêng.

Két nhỏ có khoá điện tử thì vỏ thép, có bu lông neo, chống trộm tốt hơn hẳn, và một số dòng còn chống cháy. Két điện tử còn tiện vì không phải mang chìa, mã lại đổi được khi cần. Tuy vậy, hãy chọn loại có neo cố định xuống sàn hoặc tường. Một két nhẹ mà không neo thì kẻ trộm vẫn khiêng được cả cái đi.

Chọn két nhỏ cho thiết bị công nghệ

Két dành cho thiết bị công nghệ không cần quá to. Quan trọng hơn là đo theo số món bạn đang giữ, và chừa thêm chỗ cho thiết bị mua sau này. Một ổ HDD 3.5 inch cộng vài ví lạnh và thẻ dự phòng đã chiếm khá nhiều chỗ, nên đừng chọn sát mức.

Lót mút chống sốc bên trong giúp thiết bị không va vào thành két khi bị rung. Nếu có thể, chia ngăn riêng để ví lạnh không nằm chung với ổ cứng, tránh trường hợp một món bị hỏng kéo theo món kia.

Khi tìm nơi bán két sắt, nên ưu tiên đơn vị cho bạn xem sản phẩm thực tế, hỏi kỹ về độ dày thân và cơ chế khoá, đồng thời có chính sách bảo hành ghi rõ bằng văn bản. Nhìn trực tiếp sẽ thấy mối hàn và bản lề có chắc hay không, điều mà ảnh quảng cáo khó thể hiện hết. Bạn có thể tham khảo thêm các dòng sản phẩm tại trang chủ của đơn vị cung cấp để so sánh trước khi quyết định.

Thông tin nhạy cảm không nên để chung chỗ

Đây là nguyên tắc ít người để ý. Nếu seed phrase nằm cùng ví lạnh, khi bị trộm, kẻ cắp lấy được cả hai thứ cùng lúc. Hãy tách chúng ra: thiết bị một nơi, seed phrase một nơi khác.

Bản sao seed phrase cũng nên chia nhỏ hoặc đặt ở hai địa điểm. Bạn có thể cất một nửa trong két nhà và nửa còn lại gửi người thân đáng tin. Nhờ vậy, nếu kẻ trộm lấy được một phần thì vẫn không đủ để dùng. Tham khảo thêm cách quản lý tài sản số an toàn tại hướng dẫn sử dụng công cụ số cơ bản cũng là một bước chuẩn bị hữu ích.

Rà soát bảo mật vật lý mỗi quý

Bảo mật vật lý không phải cài một lần rồi quên. Mỗi quý, dành khoảng nửa tiếng để rà lại. Đếm lại thiết bị xem có thiếu món nào, ghi rõ từng món đang nằm đâu. Đổi mã két nếu đã lâu, và xem còn những ai biết mã mà không còn cần biết nữa.

Cuối cùng, cập nhật danh mục tài sản số: tài khoản, ví và nơi lưu khôi phục. Có danh mục này, khi cần bạn không phải lục lại trí nhớ trong lúc đang hoảng.

Câu hỏi thường gặp

Seed phrase nên viết tay hay khắc kim loại?

Viết tay trên giấy dễ làm nhưng giấy có thể ẩm, mốc hoặc cháy. Khắc lên tấm kim loại chịu nước và lửa tốt hơn nhiều. Nếu ngân sách cho phép, hãy dùng kim loại và cất trong két.

Ổ cứng backup để trong két có bị nóng không?

Két nhỏ kín thường không tạo nhiệt nhưng cũng thoát nhiệt kém. Nếu ổ vừa ghi xong dữ liệu lớn, hãy để nguội rồi mới cất vào, đừng nhét ổ đang chạy rồi đóng kín ngay.

Có bắt buộc phải có két riêng cho thiết bị công nghệ?

Không bắt buộc, nhưng rất nên có nếu bạn giữ tài sản số hoặc dữ liệu quan trọng. Két riêng giúp tách biệt với giấy tờ và đồ gia đình, đồng thời dễ kiểm soát ai được truy cập.

Bao lâu nên kiểm tra lại bản sao lưu?

Ít nhất mỗi quý nên thử khôi phục một tệp ngẫu nhiên để chắc bản sao còn đọc được. Với dữ liệu thay đổi thường xuyên, bạn có thể sao lưu và kiểm tra theo tháng.